Die Arbeit im Homeoffice ist nicht nur bequem und führt zu einer besseren Work-Life-Balance, sondern ist meist auch mit zusätzlichen Kosten verbunden. Neben den Anschaffungskosten für die Büroausstattung fallen mitunter auch höhere Kosten für Heizung, Strom und Internet an. In welchen Fällen Arbeitnehmer Anspruch auf eine Kostenübernahme haben und welche Kosten sie selbst tragen müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Prinzipiell müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten im Homeoffice alle benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Dazu zählt auch die Büroausstattung. Voraussetzung ist, dass dem Arbeitnehmer kein Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung steht.Das Wichtigste in Kürze
Welche Kosten muss der Arbeitgeber im Homeoffice tragen?
Grundsätzlich sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihren Beschäftigten im Homeoffice alle für die Erbringung der Tätigkeit erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Hierzu zählt auch die allgemeine Büroausstattung.
Schließlich benötigt ein Arbeitnehmer im Homeoffice prinzipiell die gleichen Arbeitsmittel, die ihm auch im Büro zur Verfügung stehen würden. Ordnet der Arbeitgeber also die Arbeit im Homeoffice an, hat er dafür Sorge zu tragen, dass der Arbeitnehmer seine Tätigkeit dort auch entsprechend ausüben kann.
Prinzipiell ist jedoch auch die Nutzung privater Endgeräte und Büromöbel möglich, sofern sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer hierauf verständigen. So kann beispielsweise eine Pauschale für die Nutzung bereits vorhandener Arbeitsmittel vereinbart werden.
Zu beachten ist, dass Arbeitgeber nur dann verpflichtet sind, die Kosten für die Ausstattung im Homeoffice zu übernehmen, wenn dem Beschäftigten kein Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung steht.
Steht es dem Mitarbeiter hingegen frei, ob er von zu Hause aus oder im Büro arbeiten möchte, ist dieser im Regelfall selbst dafür verantwortlich, die dafür notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Einzelvereinbarungen über eine Kostenübernahme durch den Arbeitgeber sind jedoch selbstverständlich dennoch möglich.
Weiterhin können Arbeitnehmer unter gewissen Voraussetzungen auch einen Teil ihrer Miete gegenüber dem Arbeitgeber geltend machen. Arbeitet der Beschäftigte auf Anweisung hin dauerhaft im Homeoffice und werden hierdurch die Nutzungsmöglichkeiten der Wohnung wesentlich eingeschränkt, kann sich die Kostentragung auch anteilig auf die Miete des Arbeitnehmers ausweiten.
Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein einzelner Raum ausschließlich dem Zwecke dient, die berufliche Tätigkeit auszuüben. Arbeitnehmer sollten einen derartigen Anspruch gegenüber ihrem Arbeitgeber jedoch bereits im Vorfeld klären. Die nachträgliche Forderung einer Teilübernahme der Mietkosten stößt häufig auf Widerstand.
Diese Ausstattung wird im Homeoffice benötigt
Die Kostenübernahme für die benötigte technische Ausstattung wird von den meisten Arbeitgebern gewährt. Schließlich sind Endgeräte und Peripherie meist zwingend erforderlich, um die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung zu erbringen. Dazu zählen beispielsweise
- Laptop oder Computer
- Webcam
- Headset
- Monitor
- Drucker
Ein häufiges Streitthema hingegen sind Büromöbel. So weigern sich viele Arbeitgeber, ihren Beschäftigten im Homeoffice eine entsprechende Homeoffice-Ausstattung zur Verfügung zu stellen beziehungsweise die entsprechenden Anschaffungskosten zu tragen.
Die Rechtslage ist hier jedoch eindeutig: Ist der vertraglich vereinbarte Arbeitsort der Beschäftigten einzig und allein das Homeoffice, so muss dem Arbeitnehmer eine der Tätigkeit entsprechende Büroausstattung gestellt werden. Darunter fällt beispielsweise:
- Bürostuhl
- Schreibtisch
Da sowohl Endgeräte und Peripherie als auch die Büroausstattung ausschließlich dem Zwecke der Erbringung der beruflichen Tätigkeit dienen sollen, kann der Arbeitgeber verfügen, dass sowohl die technischen Geräte als auch die Büroausstattung nicht privat zu nutzen sind.
Dies fällt in der Praxis jedoch häufig schwer, weshalb auch eine anteilige Kostenübernahme vereinbart werden kann.
In diesem Fall übernimmt der Arbeitgeber entsprechend der zu erwartenden beruflichen Nutzung nur einen Teil der Kosten und der Arbeitnehmer hat dadurch die Möglichkeit, Endgeräte und/oder Büroausstattung auch privat zu nutzen.
Was gilt für Strom-, Heiz- und Internetkosten?
Arbeitet ein Beschäftigter ausschließlich von zu Hause aus, ergeben sich neben den Anschaffungskosten für technische Geräte und Büroausstattung häufig auch weitere Kosten, die nicht anfallen würden, wenn die Tätigkeit aus den Räumlichkeiten des Unternehmens heraus erfolgen würde.
Dies bezieht sich insbesondere auf Stromkosten, Heizkosten sowie Internet- und Telefonkosten. Auch hier besteht grundsätzlich ein Anspruch auf die Übernahme etwaiger Mehrkosten.
Allerdings muss der Arbeitnehmer nachweisen, weshalb und in welchem Umfang ihm durch die Arbeit im Homeoffice Mehrkosten entstehen. Bei Stromkosten bietet es sich an, den Stromverbrauch der für die Arbeit benötigten Geräte zu berechnen oder mit dem Arbeitgeber eine Pauschale auszuhandeln.
Die Internetkosten im Homeoffice werden hingegen meist nicht vom Arbeitgeber getragen. Es wird argumentiert, dass diese auch ohne die Tätigkeit im Homeoffice anfallen würden. Schließlich handelt es sich bei Internetkosten meist um einen festen Tarif, welcher im Regelfall bereits vor dem Beginn der Tätigkeit im Homeoffice gebucht wurde.
Durch die Nutzung des Internetanschlusses für berufliche Zwecke entstehen schließlich keine Mehrkosten. Arbeitnehmer können jedoch den Internetanschluss im Homeoffice von der Steuer absetzen.
Eine Ausnahme könnte sich jedoch dann ergeben, wenn der Arbeitnehmer nachweisen kann, dass er den Internetanschluss erst mit dem Beginn seiner Tätigkeit im Homeoffice gebucht hat oder er auf einen teureren Tarif hochstufen musste.
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Vertragliche Vereinbarung zu Homeoffice-Kosten ist sinnvoll
Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sind gut damit beraten, eine gesonderte Vereinbarung über die Kostenübernahme im Homeoffice zu treffen. Nur so kann für beide Parteien Klarheit über den Umfang der Kostentragung geschaffen werden.
Neben einer Vereinbarung über eine mögliche Kostenübernahme der Büroausstattung sollte auch geklärt werden, wie es sich mit laufenden Kosten verhält.
In diesen Fällen besteht ein Anspruch auf Kostenübernahme
Ein Anspruch auf Kostenübernahme seitens des Arbeitnehmers besteht grundsätzlich immer dann, wenn das Homeoffice der primäre Arbeitsort des Beschäftigten ist, ihm kein Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung steht und der Arbeitgeber die Arbeit im Homeoffice klar angeordnet hat.
Steht dem Arbeitnehmer nur an einigen Tagen in der Woche ein Büroarbeitsplatz zur Verfügung, sodass er an den anderen Tagen gezwungenermaßen von zu Hause aus arbeitet, ergibt sich ebenfalls ein Anspruch auf eine Kostenübernahme der benötigten Büroausstattung durch den Arbeitgeber.
Arbeits- und Tarifverträge sowie Betriebs- und Einzelvereinbarungen können diesen Anspruch jedoch einschränken oder gänzlich ausschließen. Liegt keine entsprechende Vereinbarung vor und der Arbeitnehmer wird zur Arbeit im Homeoffice angewiesen, hat er jedoch einen Anspruch auf Kostenübernahme.
Wer trägt das Risiko bei einem Internet- oder Stromausfall?
Das sogenannte Betriebsrisiko liegt grundsätzlich auch im Homeoffice beim Arbeitgeber. Kommt es im Unternehmen zu einem Strom- oder Internetausfall, ist schließlich nicht der Arbeitnehmer verantwortlich. Diese Verantwortung seitens des Arbeitgebers überträgt sich auch auf das Homeoffice des Beschäftigten.
Bei einem Internetausfall im Homeoffice ist der Beschäftigte weder dazu verpflichtet, die verlorene Zeit nachzuholen, noch muss er auf sein Arbeitsentgelt verzichten.
Er kann jedoch, abhängig von den vertraglichen Vereinbarungen dazu verpflichtet werden, bei einem Strom- oder Internetausfall die Räumlichkeiten des Unternehmens aufzusuchen und von dort aus zu arbeiten.
Kein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice
Es sollte allgemein beachtet werden, dass kein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice besteht.
Wer von zu Hause aus arbeiten möchte, benötigt stets die Zustimmung seines Arbeitgebers. Dieser kann prinzipiell frei entscheiden, ob er die Arbeit im Homeoffice erlaubt oder untersagt.
Eine Ausnahme kann sich jedoch dann ergeben, wenn es anderen Beschäftigten mit ähnlichen Tätigkeitsprofilen bereits erlaubt ist, von zu Hause aus zu arbeiten. In diesem Fall können sich Arbeitnehmer auf den Gleichbehandlungsgrundsatz berufen und so einen Anspruch auf die Arbeit im Homeoffice erwirken.
